Sistem Informasi Akuntansi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan.

Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani.

Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa.

Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. PT. Philips Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Manufacturing Lighting yang bermerk dagang produk lighting dengan kurang lebih ada 700 items yang terdiri atas dua tipe yaitu Gelas Pijar dan VTL (Neon / TL). Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi  sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut:

1.      Bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. Philips Indonesia?

2.      Apakah evaluasi  sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi pada PT. Philips Indonesia?

1.3  Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah:

1.      Untuk mengetahui sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. Philips Indonesia.

2.      Untuk mengetahui apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi di PT. Philips Indonesia.

1.4  Manfaat Penelitian

Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka manfaat yang diharapkan dapat diperoleh adalah:

1.      Bagi Perusahaan

Penelitian ini akan memberikan suatu gambaran yang jelas akan pentingnya pengendalian intern dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi diri dan mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki sistem pengendalian intern yang ada saat ini.

2.      Bagi Pembaca

Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupun study komparatif dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan pada umumnya. Melalui penelitian ini diharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang berarti dalam mengimplementasikan sistem pengendalian serta masalah-masalah yang mungkin akan dihadapi.

3.      Bagi Ilmu Pengetahuan,

Khususnya dalam bidang akuntansi, penelitian ini akan menambah perbendaharaan karya ilmiah, khususnya mengenai aspek pengendalian, dengan harapan akan bermanfaat sebagai bahan masukan berupa studi kasus yang dapat dipelajari dan dipahami

BAB II

TINJAUAN  PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian sistem dan Prosedur

            Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel, didefinisikan sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.

Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:

a.       Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.

b.      Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

c.       Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

d.      Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

6

Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) adalah merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.

2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.

Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen ).

2.1.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi

Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

1.      Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.

2.      Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.

3.      Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.

Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.

2.1.2.3 Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi

Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain:

1.      Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..

2.      Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

3.      Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

2.1.3 Teknologi Informasi

Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat, sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.

Untuk memahami Sistem informasi akuntansi berbasis komputer perlu pengenalan terhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.

2.1.3.1 Komponen Utama Suatu Komputer

Menurut Cushing (1992 : 110) ”Komputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan serangkaian instruksi yang akan mernungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia”.

Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dari empat komponen yaitu hardware, software, procedure dan personnel.

Menurut Bordnar, George (2000 : 71) ”Sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras (Hardware), Perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan”.

Mcleod (1995 : 109) menjelaskan tentang komponen komputer tersebut sebagai berikut. Software adalah program-program dan prosedur-prosedur kerja yang dibutuhkan untuk mengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya. Sedangkan Hardware adalah peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas dari sistem yang berbasis komputer, adapun komponen hardware sebagai berikut :

a.       Input Devices yaitu suatu alat atau media yang menerima input data untuk
diproses.

b.      Central processing unit (CPU) yaitu bagian internal komputer yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhan
sistem pemrosesan data CPU yang terdiri dari bagian-bagian yang
masing-masing mempunyai tugas sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan
yang saling melengkapi.yaitu :

1. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan dan mengkoordinasikan keseluruhan sistem kerja komputer.
2. Arithmetic Logic unit (ALU) adalah bagian yang bertugas melaksanakan   perhitungan arithmatika dasar, penyusunan data, pemindahan data serta membandingkan data.
3. Primary Memory Unit adalah bagian yang menerima data dan program
   dari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja.

c.       Output devices yaitu alat yang menerima hasil pengolahan dari CPU melalui unit penyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.

2.1.3.2 Files

Dalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file, file itu terdiri dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis, empat kategori utama file menurut Cushing yang disadur oleh Kosasi (1992 : 69) Yaitu:

a.       Master file (File Transaksi) : adalah suatu file permanent dari catatan-
catatan yang berisi data berjalan (Current) atau hamper berjalan yang secara teratur dimutakhirkan (up date).

b.      Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan yang mencerminkan aktivitas berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan suatu master file.

c.       Table file (file meja) : adalah suatu master file mengenai data referensi biasanya berupa angka/nomor yang dicari dan diperbaiki selama pengolahan data untuk membantu kalkulasi atau tugas akhir.

d.      Indeks file (file Indeks) : adalah suatu master file pengidentifikasian catatan dan lokasi penyimpanan file.

2.1.3.3 Pengertian Proses Data Elektronik (PDE)

Pemrosesan   secara   electronic   dalam   suatu   perusahaan   bukanlah sesuatu yang baru, karena banyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Oleh sebab itu Electronic Data Processing (EDP) merupakan dasar dari Sistem informasi akuntansi di setiap perusahaan.

Pengertian Proses data Electronik (PDE) Menurut Bordnar (2000 : 4) adalah ”Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-data transaksi dalam suatu organisasi”.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi, mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi.

2.1.3.4 Sistem Pemrosesan Data

Menurut Cushing (1995 : 68) terdapat dua cara untuk memproses data melalui terminal yaitu :

a.       Batch processing (Sistem pengolahan data secara kelompok)

Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada waktu yang telah ditentukan, barulah data yang telah dikumpulkan tersebut diproses. Sistem ini tepat untuk digunakan pada aplikasi yang menyangkut volume transaksi yang dibutuhkan bersifat periodik.

b.      Online processing (Sistem pengolahan data secara langsung)

Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu, dimana setiap transaksi yang terjadi secara langsung dan segera digunakan untuk memperbaharui file indeks. Sistem ini tepat untuk diterapkan pada aplikasi yang membutuhkan informasi yang baru bila setiap saat diperlukan. Misalnya faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkan ke komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan seperti file master piutang.

2.1.4 Sistem Pengendalian Intern

2.1.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer.

2.1.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

            Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1.      Menjaga catatan dan kekayaan organisasi

Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai.

2.   Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.   Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal.

4.   Mendorong efisiensi.

5.  Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.

6.   Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.          

2.1.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

            Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1.      Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2.      Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

3.      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.

4.   Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.

5.   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

      Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.

2.1.4.4 Flowchart

Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.

Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-ketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart.

Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

GAMBAR 2.1

Simbol Bagan Alir Dokumen

Simbol	Nama	Keterangan
	Dokumen	Digunakan untuk semua jenis dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi
	Dokumen rangkap	Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya
	Berbagai dokumen	Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bcrsama dalam satu paket
	Catatan		Menggambarkan caiatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen
	Penghubung pada halaman yang sama		Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.
	Penghubung pada halaman yang berbeda		Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.
	Kegiatan manual		Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order, mengisi formulir,membandingkan dll
	Keterangan/komentar		Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas

	Arsip sementara		Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
	Arsip permanen		Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi
	On-line computer process		Menggambarkan pengolahan komputer secara on-line
	Keying, Typing		Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal
	Pita magnetik		Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik
	On-line storage		Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer)
	Keputusan		Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol |
	Garis alir	Menggambarkan arah proses pengolahan data
	Persimpangan garis alir	Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung
	Pertemuan garis alir	Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya
	Mulai/berakhir	Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
	Masuk ke sistem	Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem
	Keluar ke sistem lain	Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem

Sumber : Mulyadi. 1993 Sistem Akuntansi. Edisi 3. h. 60-63

2.1.5 Sistem dan prosedur pembelian bahan baku

2.1.5.1 Pengertian dan tujuan sistem dan prosedur pembelian bahan baku

            Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:

1.      Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan

2.      Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.

3.      Mencegah pembelian fiktif.

4.      Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.

2.1.5.2 Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1.   Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.

2.   Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.

3. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2.1.5.3 Jaringan prosedur yang membentuk  sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku

Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1.   Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.

2.   Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

      Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.

3.   Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.

4.   Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.

5.   Prosedur Pencatatan Hutang

      Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.

6.   Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.1.5.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku

            Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:

1.   Surat Permintaan Pembelian (SPP).

2.   Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

3.   Surat Order Pembelian (SOP).

4.   Laporan Penerimaan Barang (LPB).

5.   Surat Perubahan Order (SPO).

6.   Bukti Kas Keluar (BKK).

2.1.5.5 pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku

Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1.   Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.

2.   Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah sebagai berikut:

a.   Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai.

b.   Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

c.   Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

d.   Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.

f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi.

3.   Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.

1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para pemasok.
5. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
7. Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar.
9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
10. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok.

2.1.5.6 Flow chart sistem dan prosedur pembelian bahan baku

2.1.6 Sistem dan Prosedur Produksi

2.1.6.1 Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi

            Menurut Assauri (2001:75) proses produksi adalah cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana yang ada).

Menurut Baroto (2002:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen.

2.1.6.2 Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Produksi

1.      Bagian Order Penjualan

Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai dengan formulir yang disediakan. Bagian order penjualan melayani order dari langganan berdasar persediaan produk jadi yang ada di gudang.

2.      Departemen Produksi

Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagian-bagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi dari bagian order penjualan. Departemen produksi biasanya dibantu oleh bagian perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut. Order produksi dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen order produksi yang dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.

3.      Bagian Produksi

Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut.

4.      Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi

Bagian ini berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi.

5.      Bagian Gudang

Bagian ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong dan barang lain yang digudang. Selain itu bagian ini juga berfungsi untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.

2.1.6.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi

1.      Prosedur Order Produksi

Dalam prosedur ini surat order produksi dikeluarkan untuk mengkoordinasikan pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Surat order produksi ini dikeluarkan oleh departemen produksi berdasar order dari pembeli yang diterima fungsi penjualan.

2.      Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Prosedur ini digunakan untuk meminta bahan dari gudang

3.      Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung

Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan.

4.      Prosedur Produksi Selesai

Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi ke fungsi gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedur penyerahan produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

2.1.6.4 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut:

1.      Surat order produksi

Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu.

2.      Daftar kebutuhan bahan

Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk sesuai pesanan.

3.      Daftar kegiatan produksi

Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk.

4.      Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.

5.      Bukti pengembalian barang gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam proses produksi.

6.      Kartu jam kerja

Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung.

7.      Laporan produk selesai

Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi biaya.

2.1.6.5 Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Produksi

Menurut Assauri (1993:148) pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

Ada dua jenis pengendalian intern untuk produksi, yaitu:

1.      Flow control, yaitu pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan dimana suatu tingkat hasil tetap. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk proses produksi terus-menerus yang memiliki arus yang relatif tetap, mesin yang digunakan khusus, dan hasil produksinya mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu tertentu. Dalam pengendalian arus dilakukan suatu koordinasi dari suatu arus pekerjaan menurut cara yang telah ditentukan semula.

2.      Order control, yaitu pengendalian pengerjaan pesanan di mana pengendalian dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga dapat sesuai dengan keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada pengendalian jenis ini digunakan pada proses produksi terputus-putus, dimana mesin yang digunakan adalah mesin serbaguna dan barang yang diproduksi mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda-beda sesuai dengan pesanan.

Standar produksi dibuat dan diterapan pada setiap bagian pada proses produksi secara keseluruhan. Dalam pengendalian produksi ada tiga standar yang harus dipenuhi, yaitu: Standar waktu. Untuk menentukan standar waktu dibutuhkan penelitian mengenai variasi dari waktu untuk setiap bagian dari proses produksi. Standar waktu diwujudkan dalam skedul produksi.

1.      Standar biaya. Standar biaya dibuat atas kerjasama dengan bagian akuntansi biaya. Pengendalian biaya dilakukan untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan terhadap standar biaya.

2.      Standar kualitas. Standar kualitas dibuat berdasarkan hasil penelitian terhadap kualifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan. Standar ini diperlukan untuk menilai apakah produk yamg dihasilkan sudah sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan pelanggan.

            Flow Chart Sistem dan Prosedur produksi

                        

	Sumber : Marshall B. Romney & Paul John Steinbart, hal 525

BAB III

METODA PENELITIAN

3.1 Definisi Operasional

1.      Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan pembelian bahan baku dalam rangka menyediakan bahan guna mencapai tujuan perusahaan.

2.      Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan produksi dalam rangka menghasilkan produk guna mencapai tujuan perusahaan.

3.      Sistem Pengendalian Intern

Adalah semua cara dan struktur organisasi serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk melakukan pengecekan terhadap kekayaan yang dimiliki perusahaan dengan melakukan pemeriksaan ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Selain itu juga untuk memajukan tingkat efisiensi dalam operasi.

	31

3.2 Ruang Lingkup Penelitian

            Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang diterapkan oleh PT. Philips Indonesia yang berlokasi di Jalan Brebek Industri I Kav 5-19 Sidoarjo 61256 sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi. Lingkup penelitian ini hanya teratas pada pengevaluasian sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang telah diterapkan di perusahaan. Diawali dengan meneliti sistem yang sedang berjalan, kemudian berdasarkan penelitian tersebut peneliti mencoba memberikan masukan untuk melengkapi kekurangan-kekurangan dari sistem tersebut.Usulan ini daharapkan dapat membantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian proses pembelian bahan baku dan produksi.

3.3 Jenis dan Sumber Data

            Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder yang dijelaskan sebagai berikut:

a.       Data primer, data yang diperoleh langsung dari perusahaan meliputi observasi dan wawancara langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan perusahaan di lokasi penelitian.

b.      Data sekunder, data yang diperoleh dari hasil olahan yang sudah ada di lokasi penelitian berupa dokumen-dokumen dan prosedur.

3.4 Prosedur Pengumpulan Data

            Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain:

1.      Observasi langsung, melakukan pengamatan terhadap prosedur dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi dengan jalan antara lain melakukan peninjauan dokumen dan catatan.

2.      Wawancara, dilakukan kepada pihak terkait dalam pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.

3.      Pengamatan, dilakukan apabila hasil wawancara masih belum menggambarkan sistem informasi akuntansi secara jelas.

Teknik Analisa

Analisa permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh dari perusahaan untuk menemukan permasalahan yang ada, kemudian dibandingkan dengan teori yang diperoleh dari berbagai literatur untuk selanjutnya ditarik kesimpulan permasalahan. Langkah-langkah teknik analisa yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.      Mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang dipahami perusahaan.

2.      Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang diterapkan perusahaan.

3.      Mengevaluasi struktur pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi kemudian membandingkannya dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur.

4.      Menyimpulkan kelemahan dan menyarankan perbaikan terhadap sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang selama ini dijalankan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofjan. 1993. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 4. Jakarta : Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Schulties, Robert. 1998. Management Information Systems : The Manager’s View. USA : Southern Illinois University.

Mulyadi, 1993. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta : Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN

Bodnar, George H. and William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Terjemahan. Jakarta : Salemba Empat.

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Kerangka Dasar. Surabaya : Penerbit Citra Media.

Yogianto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem. Edisi Keempat. Yogyakarta : Andi Offset.

Mcleod, Jr. Raymond dan George Schell. 2001. Management Information System. Edisi Ketujuh. New Jersey : Prentice Hall International Inc.

Gellinas, Ulric J. 2002. Accounting Information System. 5^th Edition. USA: Southwestern Publishing.

Hartono, Jogiyanto. 2001. Sistem Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Edisi Kedua. Yogyakarta: Andi Offset.

McLeod, Jr, Raymond dan george Schell. 2001. Management Information System. 7^th Edition. New Jersey: Prenctice Hall International Inc.

O’Brien, James. A. 2002. Management Information System: Managing Information Teknology In The Internet-Worked Enterprise. 4^th Edition. USA: Shouthern Illinois University at Edwardsville.